Gestão de Patrimônio

3 cuidados que toda empresa deve ter com a gestão de contratos!

Escrito por F&A Seguros

Toda empresa que trabalha com prestação de serviços deve, por questões legais e de proteção para si e para os clientes, trabalhar com geração de contratos. É uma forma de estabelecer, documentalmente, quais são as questões pertinentes ao contratante e ao contratado, determinando as obrigações e direitos de cada parte.

Porém, não basta apenas a simples elaboração do documento. É necessário implementar uma gestão de contratos eficiente em seu negócio. Para isso, continue lendo e entenda o que é, de fato, esse tipo de gestão, quais cuidados devem ser tomados e quais são os benefícios de uma aplicação de gestão contratual eficiente.

O que é uma gestão de contratos?

Uma gestão de contratos é o controle eficiente sobre os diversos documentos elaborados pela empresa, de forma a amenizar problemas que podem surgir com a não-conferência de informações, bem como evitar questões complicadas burocráticas.

Mesmo que a análise de cada contrato seja feita de forma individual, é necessário ter políticas normativas que auxiliarão a realizar cuidados e acompanhamentos eficientes, evitando problemas que possam comprometer a empresa legalmente.

Uma gestão de contratos que não seja feita de forma eficiente pode causar problemas, tais como:

  • brechas contratuais que possam gerar prejuízos para a empresa;
  • abertura de possibilidades para os clientes que a empresa não possa arcar (como apólices de seguro que a seguradora não pode cumprir);
  • tempo gasto para resolução de problemas burocráticos derivados de problemas com contratos;
  • não alcançar os objetivos do contrato;
  • implicações legais por quebras de contrato que podem render processos posteriores, entre outros.

Que cuidados devem ser tomados?

Devido à importância de manter a lisura nos processos entre clientes e organização, é essencial realizar determinados cuidados para evitar problemas e manter uma gestão de contratos eficiente. Confira algumas dicas para isso.

1. Use linguagem clara e correta

É preciso deixar claro para todas as partes tudo o que é permitido e o que não é permitido no contrato. Isso só é possível por meio de uma linguagem clara e correta, que não deixe qualquer tipo de dúvida para as partes.

Isso é essencial, pois é justamente por meio de uma linguagem truncada que surgem as brechas as quais podem dar abertura para ações legais posteriores. Assim, todos sabem de seus compromissos e direitos e evita-se problemas por falta de compreensão dos termos estabelecidos.

2. Tenha atenção à capacidade da empresa

Não prometa em contrato aquilo que a sua empresa não pode cumprir. Por exemplo, se um determinado serviço que poderia ser oferecido demanda um orçamento financeiro que a organização não tem agora, não estabeleça isso em contrato.

Quando for possível, faça um novo contrato de adesão ou acrescente as cláusulas concernentes ao serviço. Mas lembre-se: tudo que for estabelecido ali deve ser cumprido.

3. Monitore os contratos

Os gestores de contratos devem avaliar e monitorar, frequentemente, os contratos, verificando o processo de serviço acordado entre as partes, garantindo a qualidade do trabalho realizado.

É importante ver se há qualquer tipo de especificação ou serviço que não é mais oferecido pela empresa, entrando em contato com o cliente e esclarecendo a situação. Ou, caso seja necessário, oferecer novos serviços que possam compensar a redução da prestação de serviço estabelecida anteriormente.

Também é importante para verificar os acordos estabelecidos, como prazos de pagamento, juros sobre atrasos, possibilidades de rescisões contratuais, entre outros.

Quais são as vantagens de uma boa gestão de contratos?

Estão entre as vantagens de uma boa gestão de contratos:

  • melhoria dos processos burocráticos da empresa;
  • padronização dos contratos;
  • verificação de prazos de pagamento e diminuição da inadimplência;
  • maior controle dos processos da empresa como um todo;
  • melhoria no cumprimento de obrigações previstas em contrato, entre outros.

Assim, é importante investir em uma gestão de contratos eficiente a fim de diminuir falhas graves que podem comprometer o negócio como um todo, seja a curto ou longo prazo, aumentando a satisfação com o cliente.

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